четверг, 27 марта 2008 г.

Управление договорными отношениями и jBPM

Краткое описание решения, построенного на платформе Millennium BSA

В соответствии с общими требованиями к проекту автоматизации в едином информационном пространстве первичные документы, в том числе и договоры, структурированы по:

  1. нескольким юридическим лицам

  2. нескольким направлениям бизнеса

  3. ответственным сотрудникам

  4. по видам деятельности: от реализации продукции до проведения НИОКР.

В процессе формулирования технического задания и самой реализации, внутри предприятия решены организационные вопросы в части распределения должностных обязанностей в рамках процесса автоматизации:

  1. Введено понятие «ведущий менеджер» - сотрудник предприятия, который отвечает за определенную часть сделки (снабжение, сбыт, логистика, НИОКР и т.д.) в рамках определенной бизнес единицы для определенного круга партнеров. Общепринятый термин, наиболее приближенный к понятию «ведущий менеджер» - администратор бизнес-процесса.

  2. Определен перечень «ведущих менеджеров» - список конкретных сотрудников предприятия.

  3. Определен перечень сотрудников предприятия, участвующих в бизнес-процессах по управлению договорными отношениями (менеджеры-помощники, экономисты, финансисты, а также круг лиц, имеющих право визирования).

Основные изменения и отличия от стандартного функционала Millennium BSA, которые были сделаны для решения задач в области управления договорными отношениями:

  1. Для каждого контракта введен раздел «Описательная часть сделки». Основная цель раздела – унифицировать подход к анализу уникальных/отличительных особенностей каждого контракта в части трудно структурируемой информации. Например, в описательной части сделки приводится формулировка предмета договора, описание гарантий, момент перехода права собственности, ответственность сторон и т.д. Пункты раздела настраиваемые, то есть добавляются без участия IT-специалистов. Шаблоны по описательной части для каждого типа договора разрабатывают юристы, а одобряют лица, визирующие договора.

  2. Добавлена возможность прикреплять расчет технико-экономического обоснования сделки.

  3. При добавлении пользователя в список ведущих менеджеров или менеджеров помощников или экономистов и т.п. все права на модули, бизнес-компоненты, папочные структуры и т.д. раздаются автоматически и администраторы в данных процессах не участвуют.

  4. В связи с тем, что предприятие при достаточно стремительном расширении не хочет потерять свою мобильность, предусмотрена возможность замещения должностных обязанностей в периоды отсутствия сотрудников (отпуска, командировки, болезни, пробки на дорогах и т.п.). Другими словами, существует внутренний список, показывающий кто, кого и по каким видам деятельности может замещать. Система, получая данные с турникетов по истечению определенного периода времени самостоятельно (уведомляя по e-mail) перекидывает все накопившиеся данные и перенаправляет все новые потоки документов на лицо, имеющее право замещения. Также, лицо имеющее право замещения (только в моменты отсутствия замещаемого) имеет право самостоятельно, не дожидаясь системы, перенаправить обязанности замещаемого на себя. Все права и доступы предоставляются и закрываются автоматически без участия администраторов.

Кратко о самом бизнес-процессе «Заключение договорных отношений с партнером».

Менеджер создает в системе договор, заполняя поля соответствующего шаблона, прикрепляет оригинал договора и отправляет его на визирование. Если каких-то данных не хватает, система сама подсказывает, что было сделано не так. Визирующее лицо может отправить договор менеджеру на корректировку, указав причину (используется, когда договор ни при каких обстоятельства не может быть одобрен в представленной редакции) или завизировать с указанием требований-пожеланий, которые должны быть внесены в договор. После прохождения через все визирующие инстанции договор попадает к юристам. Юрист, видя все требования-пожелания включает их в тело договора или формирует их как доп. соглашение, или как протокол разногласий. После чего договор с данными изменениями попадает к менеджеру, который “утрясает” новую редакцию с партнером. Если партнер внес свои изменения в текст договора, то договор опять проходит через визирование всеми инстанциями. И так до тех пор, пока обе стороны не придут к обоюдному согласию, в противном случае договор буден аннулирован.

Введение возможности визирования договора с требованиями-пожеланиями обусловлено тем, что при отправке на корректировку внесенные изменения опять попадут на визирование предшествующим визирующим лицам, что увеличивает время рассмотрения и принятия решения по конкретному договору.

Основная идея, заложенная при разработке данного решения – это переложить все естественные процессы внутри компании в систему и свести трудозатраты администраторов на поддержание КИС к минимуму.

Комментариев нет: